Daily PM : [Case] Automatic Inventory Management System

Oleh Yanuardi Citrajaya

Background

Perusahaan ABC bergerak dalam penjualan produk elektronik yang menyediakan lebih dari 100 ribu jenis. Penjualan product dilakukan secara online baik pada platform web dan mobile apps. ABC memiliki slogan “BARANG PASTI READY 100%”, dimana seluruh produk ABC tidak pernah kehabisan stok. Untuk mendapatkan kepercayaan terhadap slogan ABC tersebut, saat ini setiap harinya tim purchasing ABC monitoring stok produk secara manual.
Untuk memastikan produk tidak pernah kehabisan stok, tim purchasing akan melakukan pemesanan produk ke supplier sebelum barang yang dijual kehabisan stok.

Batasan Produk

Sistem hanya membahas bagian purchasing.

Preferensi Masalah

· Minimum quantity produk yang dipesan 100 pcs/SKU.
· Proses purchasing memakan waktu 10 hari kerja dari pemesanan hingga stok barang ter-update.

Goals

· Produk tidak pernah kehabisan stok.
· User terbantu dalam melakukan pemesanan produk, mengurangi effort dan mempermudah tim dalam purchasing dan monitoring.
· Biaya dengan jumlah produk yang dibeli optimal.

Metrics

· Sistem dapat mengatur titik pemesanan ulang (reorder) berdasarkan produk terjual.
· Sistem dapat menghitung efektifitas biaya yang dikeluarkan dengan jumlah produk yang dibeli.
· Sistem dapat mengukur tren penjualan.
· Sistem dapat melakukan otomatisasi forecasting.
· Hasil forecasting dapat diandalkan.
· Sistem dapat digunakan.

Strategi

1. Menentukan Reorder Point (Titik Pemesanan Ulang)

Reorder point atau titik pemesanan ulang adalah titik dimana jumlah stok perlu diisi ulang. Reorder Point memiliki rumus :

a. Menentukan Rata-rata Penjualan Harian Pada Produk Baru

Untuk produk yang telah terjual, dapat dengan mudah menemukan rata-rata penjualan harian, karena memiliki data. Tetapi bagaimana untuk produk baru yang belum memiliki data rata-rata penjualan harian sebelumnya?

Rata — rata penjualan harian produk baru dapat dihitung berdasarkan 3 cara

1. Berdasarkan periodik (dalam 1 minggu, 1 bulan atau beberapa hari).

2. Berdasarkan stok habis barang.

Masing -masing mempunyai kelemahan, jika memilih berdasarkan periodik, maka tingkat akurasi reorder point tidak optimal. Tetapi jika memilih berdasarkan stok habis barang, maka slogan BARANG PASTI READY 100% akan hilang tetapi perhitungan lebih optimal.

Adapun cara aman sebelum produk dijual untuk membantu asumsi penjualan harian yaitu dengan melakukan market research untuk mengetahui permintaan pasar. Market research juga memiliki kelemahan berupa waktu.

b. Menentukan Waktu Proses Purchasing

Waktu proses purchasing pada case ini adalah 10 hari.

c. Menentukan Stok Aman Produk
Stok aman produk adalah jumlah minimum aman produk untuk mencegah kehabisan stok. Stok aman produk memiliki rumus:

Maks waktu purchasing & rata-rata waktu purchasing produk adalah 10 hari. Karena mengikuti case ini.

2. Menghitung Efektifitas Biaya Yang Dikeluarkan Dengan Jumlah Produk Yang Dibeli.

Efektifitas biaya diperlukan untuk menentukan berapa jumlah produk yang akan dibeli berdasarkan rata-rata jumlah produk yang terjual dalam suatu waktu. Efektifitas biaya memiliki rumus :

Miminum quantity produk yang dipesan pada case ini adalah 100.

3. Tren Penjualan

Dari hasil olahan rumus yang telah dijabarkan sebelumnya, maka akan dihasilkan tren penjualan. Masing-masing produk dan stok produk akan diurutkan berdasarkan kepentingannya. Kepentingan tertinggi adalah produk yang telah mencapai titik pemesanan ulang dengan penjualan harian ter-ramai.

Tren penjualan dapat digunakan sebagai pendukung keputusan untuk memesan jenis produk yang baru dirilis ke supplier serta evaluasi produk yang dijual dan telah terjual.

Detail Sistem

1. User Skenario

· Staff Purchasing membuka sistem purchasing.

· Sistem Purchasing secara realtime dan otomatis menampilkan hasil data forecasting produk serta mengurutkan produk berdasarkan kepentingan purchasing.

· Staff Purchasing melakukan action membuat pesanan produk.

· Sistem akan menghasilkan output dalam format pdf pemesanan produk.

· Staff Purchasing mengirim dokumen pemesanan produk ke supplier.

· Supplier mengirimkan invoice pembayaran.

· Jika harga stok berubah, input/edit harga produk pada menu master harga produk lalu melakukan pembayaran ke supplier.

· Jika harga tidak berubah Staff Purchasing langsung melakukan pembayaran ke supplier.

· Produk diproses oleh supplier.

· Staff Purchasing melakukan update dengan melakukan action produk telah diproses pada sistem.

· Staff Purchasing mengupload faktur pembelian dari supplier.

· Staff Purchasing menerima produk.

· Staff Purchasing melakukan update stok produk pada sistem

· Stok pada sistem terupdate.

2. User Flow

3. Rancangan Tampilan Sistem

a. Menu dashboard dari sistem purchasing PT ABC

Pada menu dashboard dijelaskan mengenai data transaksi, data produk disukai dan data user aktif yang bisa dilihat secara harian, mingguan dan bulanan.

Menu ini juga menampilkan data statistik dari tren produk yang bisa dilihat secara harian, mingguan dan bulanan.

b. Menu purchasing produk dari sistem purchasing PT ABC

Menu purchasing produk digunakan untuk memesan produk yang telah mencapai titik pemesanan produk. Didalam menu ini, sistem akan otomatis menampilkan informasi seperti nama, jumlah, stok aman, tanggal habis dan stok produk yang harus dipesan ke supplier untuk membantu staff purchasing dalam forecasting produk yang akan dipesan.

Setelah meninjau data, staff purchasing dapat me-klik action buat pesanan produk, sistem akan memberikan output data pesanan produk yang akan dikirim ke supplier.

Setelah invoice diberikan oleh supplier, staff purchasing melakukan pembayaran pemesanan produk dan supplier memproses pemesanan produk tersebut, lalu staff purchasing dapat me-klik action produk telah diproses, akan muncul pop up upload faktur, staff diwajibkan upload faktur pembayaran pada menu purchasing produk agar produk yang telah terbayar berpindah ke menu proses purchasing.

c. Menu proses purchasing dari sistem purchasing PT ABC

Semua produk yang telah diproses oleh supplier akan masuk ke menu ini.

Data harga produk didapatkan dari master harga produk. Master harga suatu produk diinput ketika ada produk baru dan diedit ketika suatu produk mengalami perubahan harga.

Dalam menu ini, ketika staff purchasing mendapatkan informasi bahwa produk telah terkirim dengan baik, maka staff purchasing dapat me-klik action terima produk dan update stok, sehingga stok produk dapat terupdate.

d. Menu riwayat purchasing dari sistem purchasing PT ABC

Menu Riwayat Purchasing adalah menu riwayat pembelian produk yang telah selesai. Didalamnya ditampilkan data seperti nama, tanggal pemesanan, tanggal diterima, stok dibeli, harga, total pembayaran serta supplier produk.

Kesimpulan

Problem ada untuk membuat produk lebih baik & lebih handal. Sudah tugas kita sebagai team product management untuk fix problem tersebut. Akan terdapat banyak issues ketika case & skenario berbeda, terutama pada rumus yang saya buat. Asal mau terus belajar, semua ada jalan.

Terima kasih & jaga kesehatan selalu.

Salam,
Yanuardi Citrajaya